Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

WMM GmbH
Hamburger Straße 11
22083 Hamburg
Deutschland
E-Mail: info@insightfox.de

„Insight Fox" ist eine Marke der WMM GmbH. Verantwortliche Stelle im Sinne der DSGVO ist die WMM GmbH.

2. Datenschutzbeauftragte

Unsere Datenschutzbeauftragte ist Lulu Petrina.

Kontakt für Datenschutzanfragen:
Lulu Petrina
E-Mail: datenschutz@insightfox.de
(Die Mailbox wird in Kürze eingerichtet.)

3. Besuch der Website

3.1 Server-Protokolldaten

Beim Aufruf der Website verarbeitet unser Hosting-Anbieter technisch notwendige Verbindungsdaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Browser-Typ und -Version sowie Betriebssystem. Die Verarbeitung ist erforderlich, um die Website auszuliefern und ihre Sicherheit zu gewährleisten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Website wird über die Plattform des Anbieters Lovable bereitgestellt.

3.2 Cookies, lokaler Speicher und Tracking

Wir setzen keine Analyse-, Tracking- oder Marketing-Cookies ein und verwenden keine Webanalyse-Dienste. Die Website selbst setzt keine Cookies. Im lokalen Speicher Ihres Browsers (Local Storage) werden ausschließlich technisch notwendige Werte abgelegt:

• Ihre gewählte Sprache (Deutsch/Englisch), damit die Einstellung beim nächsten Besuch erhalten bleibt.
• Nach einer Anmeldung im geschützten Bereich das Sitzungs-Token, das Sie eingeloggt hält (siehe Abschnitt 5).

Diese Speicherung ist für die Bereitstellung des von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienstes unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich; ein Cookie-Banner wird deshalb nicht angezeigt.

3.3 Schriftarten

Die auf dieser Website verwendete Schriftart („Manrope", Open Font License) ist Bestandteil der Website und wird zusammen mit ihr über unsere Hosting-Infrastruktur (Abschnitt 7) ausgeliefert. Für die Bereitstellung der Schrift findet keine Verbindung zu Google Fonts oder anderen externen Schriftanbietern statt.

4. Kontaktaufnahme, Kontaktformular und Projekt-Einschätzung

Die Formulare „Kontakt" und „Projekt-Einschätzung" auf dieser Website übermitteln in der aktuellen Version keine Daten an uns: Die Projekt-Einschätzung wird vollständig in Ihrem Browser berechnet, und das Kontaktformular speichert oder versendet keine Eingaben. Eine Kontaktaufnahme erfolgt derzeit per E-Mail an info@insightfox.de.

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Inhalt der Anfrage) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Anbahnung eines Auftrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei allgemeinen Anfragen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sobald die Formulare Daten übermitteln, aktualisieren wir diese Erklärung.

5. Geschützter Bereich: Anmeldung, Kunden-Dashboard und Operations Center

5.1 Benutzerkonten und Anmeldung

Zugänge zum geschützten Bereich werden ausschließlich von uns angelegt; eine Selbstregistrierung ist nicht möglich. Für ein Konto verarbeiten wir E-Mail-Adresse, ein sicher gehashtes Passwort, Anzeigename, zugeordnete Rolle (Kunde oder Insight-Fox-Team), ggf. Unternehmenszuordnung sowie Anmeldezeitpunkte. Nach der Anmeldung wird ein Sitzungs-Token im lokalen Speicher Ihres Browsers abgelegt. Beim „Passwort vergessen"-Vorgang wird an die hinterlegte E-Mail-Adresse ein Link zum Zurücksetzen gesendet; dieser Versand erfolgt durch unseren Authentifizierungsdienst (Abschnitt 7). Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags bzw. der Nutzungsvereinbarung mit Ihnen oder Ihrem Unternehmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Zugangsschutz (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5.2 Kunden-Dashboard

Kunden sehen im Dashboard ausschließlich projektbezogene Informationen zu ihren eigenen Projekten: Projektnummer, Status, Recruiting-Fortschritt als Zahlen (Ziel-/bestätigte Teilnehmende), freigegebene Quoten, Meilensteine und Projekt-Updates. Personenbezogene Daten von Teilnehmenden werden im Kunden-Dashboard nicht angezeigt. Die Freigabe von Dashboard-Inhalten erfolgt manuell durch das Insight-Fox-Team; Zugriffe sind technisch auf das jeweilige Unternehmen beschränkt.

5.3 Operations Center (internes Werkzeug)

Das Insight-Fox-Team verwaltet im Operations Center Projekte, Kunden-Ansprechpartner und Teilnehmende. Alle Zugriffe sind rollenbasiert beschränkt; sicherheits- und projektrelevante Aktionen werden in einem internen Protokoll (Audit-Log) mit Zeitpunkt und handelnder Person festgehalten.

6. Daten von Studienteilnehmenden

6.1 Verarbeitete Daten

Im Rahmen der Rekrutierung für qualitative Studien verarbeiten wir folgende Daten von Teilnehmenden und Kandidatinnen/Kandidaten: Name, Kontaktdaten (Telefon, E-Mail, Ort), demografische und studienbezogene Profilangaben, Antworten auf Screener-Fragebögen, Notizen aus dem persönlichen Telefoncheck, Verfügbarkeiten, Termin- und Backup-Zuordnungen, Teilnahmestatus (Teilnahme, Absage, Nichterscheinen), Incentive-Status, interne Bewertungen und Rückmeldungen nach Studien, Warnhinweise, die Recruiting-Quelle sowie Ergebnisse einer Duplikatprüfung, damit dieselbe Person nicht mehrfach angelegt oder zu häufig eingeladen wird.

6.2 Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Auswahl, Prüfung und Einladung geeigneter Teilnehmender sowie Abwicklung der Teilnahme und des Incentives: Durchführung der Teilnahmevereinbarung mit der betroffenen Person (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Führung einer Teilnehmerhistorie zur Qualitätssicherung, Vermeidung von Mehrfachanlagen und übermäßiger Studienhäufigkeit: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Soweit für einzelne Studien besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) erhoben werden, geschieht dies nur auf Grundlage einer gesonderten, ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).

6.3 Herkunft der Daten

Wir erheben Teilnehmerdaten in der Regel direkt bei der betroffenen Person (Screener, Telefoncheck). Soweit Kontaktdaten über Recruiting-Kanäle oder Empfehlungen zu uns gelangen, informieren wir die betroffene Person spätestens bei der ersten Kontaktaufnahme (Art. 14 DSGVO).

6.4 Weitergabe an Kunden

Kunden erhalten über das Kunden-Dashboard keine personenbezogenen Teilnehmerdaten. Eine Übermittlung einzelner Teilnehmerdaten an einen Kunden (z. B. Vorname und Terminzuordnung für die Durchführung eines Interviews) erfolgt nur, soweit dies für die Durchführung der Studie erforderlich ist und die Teilnehmenden darüber informiert wurden.

7. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir setzen folgende Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten (Art. 28 DSGVO):

• Lovable (Bereitstellungs- und Hosting-Plattform der Website und des geschützten Bereichs).
• Supabase (Datenbank, Authentifizierung und Versand von Anmelde-/Passwort-E-Mails). Die Datenbank wird in einem Rechenzentrum in der EU (Region eu-west-1, Irland) betrieben.

Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder Sie eingewilligt haben.

8. Drittlandübermittlung

Die Speicherung der Daten des geschützten Bereichs erfolgt innerhalb der EU. Bei einzelnen Dienstleistern mit Sitz oder Muttergesellschaft in den USA (insbesondere Supabase Inc.) kann ein Zugriff aus einem Drittland nicht ausgeschlossen werden. In diesen Fällen stützen wir die Übermittlung auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) bzw. auf EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

9. Speicherdauer

• Server-Protokolldaten werden vom Hosting-Anbieter nur kurzfristig zu Sicherheitszwecken vorgehalten.
• Anfragen per E-Mail löschen wir, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und kein Vertragsverhältnis entsteht.
• Benutzerkonten bestehen für die Dauer der Geschäftsbeziehung und werden nach deren Ende deaktiviert und gelöscht.
• Projekt- und Teilnehmerdaten werden nach Abschluss des jeweiligen Projekts auf ihre weitere Erforderlichkeit geprüft. Teilnehmerdaten in der Teilnehmerhistorie bewahren wir nur so lange auf, wie dies zur Qualitätssicherung und zur Vermeidung übermäßiger Studienhäufigkeit erforderlich ist; auf Wunsch der betroffenen Person löschen wir sie früher, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.
• Handels- und steuerrechtlich relevante Unterlagen (Angebote, Rechnungen, Incentive-Belege, Geschäftskorrespondenz) bewahren wir nach § 257 HGB und § 147 AO auf: Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre, Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre.

10. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen, aus Gründen Ihrer besonderen Situation (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an datenschutz@insightfox.de.

11. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist:

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Straße 22, 7. OG
20459 Hamburg
E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de
Web: datenschutz-hamburg.de

Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts oder Arbeitsplatzes wenden.

12. Pflicht zur Bereitstellung, automatisierte Entscheidungen

Die Bereitstellung von Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben; ohne die genannten Daten können wir jedoch keine Anfrage bearbeiten, keinen Zugang bereitstellen bzw. keine Teilnahme an einer Studie vermitteln. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt; insbesondere disqualifiziert kein Screener automatisch – jede Antwort wird von einer Person geprüft.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.